Mein Weg aus der Hölle der vorbereitenden Buchhaltung 

By Michaela

September 27, 2021


Ich bin Betriebswirtin und war in meiner Funktion als kaufmännische Leiterin bei verschiedenen Unternehmen über 20 Jahre für die Abwicklung der Buchhaltung bis hin zur Bilanzvorbereitung der Unternehmen verantwortlich. Sprich, ich habe keine Berührungsängste mit dem Thema Buchhaltung und würde mich als Expertin auf dem Gebiet bezeichnen.

Damals war meine Welt in Bezug auf Belege und vorbereitende Buchhaltung noch in Ordnung. Jede Rechnung, die ihren Weg ins System finden musste, wurde von den Lieferanten mit der Post an uns geschickt. Das hieß, Rechnung auspacken, stempeln, mit Buchungssatz versehen und rein ins System. Fertig.

Heute sieht die Sache ganz anders aus. Im Zuge der Digitalisierung werden nur noch wenige Rechnungen per Post oder als Beilage zu einem Paket zugestellt. D.h. für mich, bevor ich mit der eigentlichen Buchhaltungsarbeit starten konnte, startete eine Expedition, in der ich aus diversesten Quellen, die Rechnungen zusammensuchen musste. Und das hat gedauert und gedauert und gedauert. Gefühlt hätte ich laut schreien können, so hat es mich aufgeregt. Das war Aufwand ohne Mehrwert für mein Business. Es war nur lästige Fleißarbeit. 

Ich habe versucht zu optimieren:

  • Belege direkt, wenn sie per Mail eintreffen, auszudrucken.
  • Belege digital ordentlich sortiert ablegen, um sie anschließend nur noch in die Buchhaltung hochladen zu müssen.

Aber das hat nicht gereicht. Das eigentliche Übel war das Durchforsten meiner E-Mails nach Rechnungen.  Noch schlimmer, die Belegbeschaffung aus den ganzen Portalen, in die ich mich manuell einwählen musste, um an die Rechnungen zu kommen. Das hieß jedes Mal. Zugangslink raussuchen, Username raussuchen, Passwort raussuchen...

Die Krönung für mich war Amazon. Hier sind viele Rechnungen nicht direkt verfügbar und müssen erst per Textnachricht angefordert werden, damit sie dann per Mail bei mir eintreffen. Im Worst Case habe ich dann aber schon wieder vergessen, dass ich was angefordert habe.

Ganz davon abgesehen, war das gem. den GOBD (Grundzüge ordnungsgemäßer Buchführung) auch nicht 100% korrekt, weil die Belege nach dem Ausdrucken nicht mehr im Originalzustand waren. Aber das ist wieder ein anderes Thema. 

Jedes Mal habe ich mir geschworen, nächstes Mal schreibe ich mir einen Prozess. Ein Dokument, in dem ich alle Zugänge fein säuberlich aufliste und nur noch nacheinander anklicken muss.  Das war schon mal viel besser. Gut war es immer noch nicht.

Aber es gibt es doch, das Happy End. Mein Weg aus der Hölle der vorbereitenden Buchhaltung. Die Lösung lautet: invoicefetcher

Mit invoicefetcher haben sich 98% meiner oben beschriebenen Probleme in die Luft aufgelöst.

Für kleines Geld habe ich mir mit invoicefetcher den besten Assistenten ins Unternehmen geholt, den ich mir wünschen kann.

Einmal eingerichtet arbeitet das Tool im Hintergrund. Automatisierung von A-Z bis hin zur Übergabe in die Buchhaltung (wenn entsprechend angebunden). Und auch hier scheint es als ob fleißige Bienen arbeiten, während ich mich ums Kerngeschäft kümmere. Und wenn ich mich in die Fibu einlogge, stehen mir die Rechnungen bereits zur Verfügung  und kann ich direkt loslegen und mit der eigentlichen Buchhaltung starten.

Hier ein paar Eckdaten zu invoicefetcher:

  • Verknüpfung zu derzeit mehr als 900 Onlineportalen, u.a. Amazon.
  • Die Belege werden je nach Vorgabe täglich, wöchentlich oder monatlich aus den Portalen abgerufen und an die verbundenen Fibu-Programme weitergeleitet.
  • Verknüpfung und automatischem Einlesen der Belege in diverse Buchhaltungsprogramme, wie Buchhaltungsbutler, Sevdesk, Lexoffice usw..
  • Eigene E-Mail Adresse, mit der du direkt aus deinem E-Mail Postfach oder deinem Lieferanten, Belge an invoicefetcher schicken kannst.
  • Wenn du Steuerberater bist, kannst du mehrere Mandanten anlegen.
  • Wenn du als Virtuelle AssistentIn (VA) bei deine Kunden mit der Buchhaltung unterstützt, kannst du die zeitintensive vorbereitende Buchhaltung optimieren und deinen Kunden damit wettbewerbsfähige Preise anbieten.
  • Einzigartiger Support: Als ich im Vorfeld meines direkten Drahts, eine Anwenderfrage hatte und nicht direkt jemand unter der Supportnummer abgenommen hat, bin ich fast vom Stuhl gefallen, als mich noch am gleichen Teil ein Rückruf erreicht hat.
  • U.v.m. (was genau drin steckt, findest du hier) 

Mein direkter Draht zu invoicefetcher:

Die Features und der Service von invoicefetcher haben mich überzeugt. Und was ich selbst anwende und liebe empfehle ich auch gerne an meine Kunden. Deshalb bin ich an invoicefetcher herangetreten und habe mich mit meiner Arbeit als Business Coach vorgestellt. Zu meiner Freude ist daraus ein persönlicher Austausch geworden, der es mir ermöglicht, meinen Kunden aus erster Hand Tipps und Tricks zur Anwendung und dem Aufbauen von optimierten Prozessen ihrer Buchhaltung zu bieten. 

Aber damit nicht genug. Ich freue mich, dass ich einen Gutscheincode mit dir teilen darf, mit dem du bis auf Widerruf durch invoicefetcher, 50% der Gebühren im ersten Jahr der Nutzung, sparen kannst. 

Der Gutscheincode lautet: businessplanyourdream

Meine Philosophie: Mehr Freude im Leben durch ein profitables Business, das zu dir passt

Die Empfehlung und Weitergabe des Codes sind ohne Affiliate und Bla. Als Business Coach liegt es mir am Herzen, dass du deine Zeit nicht mit unnötigen Fleißarbeiten verbrennst. Ich will dich dabei unterstützen, dass du dich, um deine Kernkompetenz kümmern kannst damit am Ende des Tages mehr Zeit für dich und deine Lieben bleibt.

Kennst du schon meine Dienstleistung als Business-Integrator?

In meinem Blogartikel:

Business Integrator – Damit dein Sprung vom Solopreneur-Business zum gesunden Unternehmertum nicht im Chaos endet

habe ich beschrieben, wie du mir zusammenarbeiten kannst, wenn du Strukturen und Prozesse in deinem Business etablieren möchtest.


Welche lästige Fleißarbeit nervt dich in deinem Business? Hinterlasse mir gern einen Kommentar.

  • Liebe Michaela, vielen Dank für diesen hilfreichen Blogartikel! Er kam für mich wie gerufen, da ich gerade nach einem Tool suchte, um meine Buchhaltung zu automatisieren. Deine Zeilen haben mich super unterstützt, hierzu eine Entscheidung zu treffen 🙂 Herzliche Grüße nach Stuttgart von Susanne

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