Festanstellung oder externe Unterstützung?
Zahlen im Griff, Fristen im Blick – ohne dass du selbst allem hinterherlaufen musst.
Gerade in inhabergeführten Unternehmen wächst die kaufmännische Organisation oft langsamer als das Geschäft. Irgendwann reicht es nicht mehr, die Dinge selbst zusammenzuhalten. Dann brauchst du Strukturen, auf die du dich verlassen kannst – und die richtige Unterstützung dafür. Aber muss die fest ins Unternehmen, interim übernehmen oder kann ein Fractional-Modell die bessere Lösung sein?
Management by Kontostand
Das funktioniert erstaunlich lange.
Du weißt ungefähr, was reinkommt. Gibst Rechnungen frei. Überweist Gehälter. Die Belege gehen an den Steuerberater. Wenn eine größere Ausgabe ansteht, schaust du vorher noch einmal aufs Konto.
Dann wächst dein Unternehmen.
Mehr Kunden. Mehr Mitarbeitende. Mehr Projekte. Mehr Rechnungen. Unterschiedliche Zahlungsziele. Investitionen. Vorfinanzierung. Vielleicht eine Bank, die Zahlen sehen will. Und Entscheidungen, bei denen ein Blick aufs Konto plötzlich erstaunlich wenig hilft.
Gleichzeitig willst du nicht einen immer größeren Teil deiner Woche damit verbringen, Zahlen zusammenzusuchen, Rückfragen hinterherzulaufen und zu kontrollieren, ob Dinge erledigt wurden.
Der aktuelle SPIEGEL-Beitrag zur Scheinselbstständigkeit war für mich ein guter Anlass, diese Frage noch einmal genauer anzuschauen: nicht nur extern oder fest?, sondern zuerst welche Funktion braucht dein Unternehmen überhaupt?
Der Kipppunkt
Wenn du selbst zum Nadelöhr wirst
Die Buchhaltung wartet auf deine Freigabe. Der Steuerberater braucht noch eine Information. Für die Neueinstellung müsste jemand rechnen, was sie inklusive Nebenkosten und Anlaufzeit bedeutet. Ein Kunde hat Zusatzleistungen bekommen – sind die schon fakturiert? Und wie sieht die Liquidität in drei Monaten aus?
Jeder einzelne Punkt ist lösbar.
Das Problem ist die Summe.
Wenn alles bei dir zusammenläuft, bist du irgendwann die einzige Person, die den Gesamtzusammenhang kennt – und gleichzeitig diejenige, die am wenigsten Zeit dafür hat.
Du suchst deshalb nicht automatisch jemanden, der dir dein Unternehmen führt.
Du brauchst jemanden, der versteht, was hinter deinen Zahlen passiert. Der erkennt, wenn etwas nicht zusammenpasst. Der Themen übernimmt und zu Ende bringt. Und der dir die Informationen auf den Tisch legt, die du für deine Entscheidungen brauchst.
Arbeitsteilung
Routine dort, wo sie hingehört. Sparring dort, wo es kompliziert wird.
Rechnungen vorbereiten, Belege vollständig halten, Daten pflegen, Zahlungsläufe vorbereiten, Informationen nachhalten: Das muss zuverlässig passieren. Dafür brauchst du nicht in jeder Stunde CFO-Kompetenz.
Anders sieht es aus bei Liquidität, Planung, Finanzierung, Investitionen oder wenn Zahlen und Realität nicht zusammenpassen. Da zählt Erfahrung. Und ein Gegenüber, das nicht nur berichtet, sondern mitdenkt und widerspricht, wenn es nötig ist.
Gerade in kleineren inhabergeführten Unternehmen ist die operative Basis dafür aber nicht immer schon vorhanden.
Dann arbeite ich in einer Aufbauphase bei Bedarf auch selbst operativ mit: Ich sortiere, übernehme Aufgaben, kläre Abläufe und Verantwortlichkeiten und sorge mit dafür, dass das kaufmännische Tagesgeschäft überhaupt verlässlich läuft.
Das Ziel ist nicht, dass diese Arbeit dauerhaft bei mir bleibt.
Wir bauen die Struktur so auf, dass laufende Aufgaben anschließend sinnvoll intern übernommen werden können. Je besser das funktioniert, desto mehr verlagert sich meine Rolle auf Planung, Steuerung, schwierige Entscheidungen und Sparring mit der Geschäftsführung.
Aus einem intensiveren Aufbauprojekt kann so später ein kleinerer laufender Container werden: Das Tagesgeschäft läuft intern, während ich für Planung, Liquidität, besondere Fragestellungen und Sparring an Bord bleibe.
Fractional ist kein „CFO light“ – und keine Vorstufe zur Festanstellung
Der eigentliche Vorteil liegt woanders: Du kannst dir kaufmännische Kompetenz auf hohem Niveau in genau dem Umfang holen, den dein Unternehmen braucht.
Für eine Teilzeit-Festanstellung findest du eine Person mit diesem Profil vielleicht gar nicht. Oder die Rolle ist für eine erfahrene Führungskraft schlicht nicht attraktiv genug.
Extern kannst du gezielt auf dieses Know-how zugreifen, ohne eine Vollzeitstelle künstlich mit Aufgaben zu füllen. Und du bekommst ein Gegenüber mit Abstand: jemand, der andere Unternehmen gesehen hat, Muster schneller erkennt und interne Gewohnheiten nicht automatisch für alternativlos hält.
Ein Fractional-Modell kann deshalb eine Aufbauphase sein. Es kann sich später verkleinern. Oder als bewusst gewähltes Modell langfristig bestehen bleiben.
Mehr zur Rolle selbst: Was macht ein Fractional CFO – und wann lohnt sich die Rolle?
Wann Interim die ehrlichere Antwort ist
Deine kaufmännische Leitung kündigt und ist in vier Wochen weg? Team, Funktion und Aufgaben sind da – nur die Person fehlt?
Dann brauchst du wahrscheinlich niemanden, der zwei Tage pro Woche strategisch mitdenkt. Dann brauchst du jemanden, der übernimmt.
Genau dafür ist Interim da: hohe Verfügbarkeit, tiefe operative Einbindung und eine klare Übergangsphase, bis die nächste Lösung steht.
Wann Festanstellung wirklich Sinn ergibt
Nicht automatisch dann, wenn dein Unternehmen eine bestimmte Größe erreicht.
Entscheidend ist, wie die Rolle im Alltag aussehen soll: Soll die Person täglich verfügbar sein? Ein internes Team führen? Laufend in operative Entscheidungen eingebunden sein? Fester Teil deiner Führungsstruktur werden?
Wenn genau das auf Dauer gebraucht und gewollt ist, ist eine Festanstellung oft die klarere Lösung.
Nicht die Unternehmensgröße entscheidet. Sondern die Rolle, die du tatsächlich brauchst.
Der direkte Vergleich
| Fractional CFO | Interim CFO | Festanstellung | |
|---|---|---|---|
| Passt, wenn … | du kaufmännische Erfahrung und Verantwortung brauchst, aber keine volle Stelle | eine bestehende Rolle vorübergehend übernommen werden muss | die Rolle selbst dauerhaft groß genug ist |
| Tagesgeschäft | kann bewusst intern organisiert werden | wird in der Übergangsphase häufig mit übernommen | liegt vollständig in der internen Organisation |
| Besonderer Vorteil | hohes Erfahrungsniveau im tatsächlich benötigten Umfang | schnell hohe Kapazität und klare Übernahme | tägliche Verfügbarkeit und tiefe interne Einbindung |
| Typisches Ziel | aufbauen, steuern, Sparring; Umfang kann sich verändern | stabilisieren und an die nächste Lösung übergeben | Funktion langfristig im Unternehmen verankern |
| Kann langfristig funktionieren? | ja | normalerweise als Übergang gedacht | ja |
Dauerhaft extern?
Ja. Entscheidend ist, wie die Zusammenarbeit tatsächlich aussieht.
Eine lange Zusammenarbeit allein macht aus einem externen Mandat noch keine Festanstellung. Für die sozialversicherungsrechtliche Einordnung zählt das Gesamtbild der tatsächlichen Tätigkeit.
Die Deutsche Rentenversicherung nennt unter anderem Weisungsgebundenheit und die Eingliederung in den Betrieb als wichtige Abgrenzungsmerkmale. Auch hier gilt also: Nicht nur der Vertrag zählt, sondern wie die Zusammenarbeit im Alltag wirklich gelebt wird.
Praktischer Hinweis: Wenn bei einem konkreten Mandat Unsicherheit besteht, kann die Deutsche Rentenversicherung den Erwerbsstatus im Statusfeststellungsverfahren prüfen.
Bevor du jemanden suchst, beantworte dir fünf Fragen
- Was soll zuverlässig laufen, ohne dass ich selbst dahinter sein muss?
- Welche Aufgaben sind Routine – und welche brauchen Erfahrung und Sparring?
- Brauche ich Aufbau, laufendes Sparring oder eine echte Übergangslösung?
- Wie stark soll die Rolle auf Dauer in meine Organisation eingebunden sein?
- Wie soll meine kaufmännische Organisation in zwölf bis 24 Monaten aussehen?
Mein Fazit
Tagesgeschäft und kaufmännische Fleißarbeit gehören nicht auf deinen Tisch. Und auf Dauer auch nicht auf meinen. Nicht jede Aufgabe braucht eine erfahrene Führungskraft. Aber bei wichtigen Entscheidungen machen Erfahrung und gutes Sparring den Unterschied – und geben dir Sicherheit und Freiraum für die Themen, die nur du entscheiden kannst.
Meine Aufgabe ist, dafür zu sorgen, dass die kaufmännische Arbeit verlässlich organisiert ist – und dort an deiner Seite zu bleiben, wo Erfahrung, Steuerung und Sparring wirklich Wert schaffen.
Quellen und weiterführende Informationen
- DER SPIEGEL: „‚Gründet doch eine GbR oder GmbH!‘ Warum dieser Rat an Freiberufler gefährlich ist“
- Deutsche Rentenversicherung: Statusfeststellungsverfahren
- Deutsche Rentenversicherung: Selbstständig oder abhängig beschäftigt
- Aylin Schaer: „Was kostet ein Fractional Leader?“ – weiterführende Perspektive aus dem Start-up-/Scale-up-Umfeld zu Tagessätzen, Retainern, Einsatzmodellen und der Arbeitsteilung zwischen Fractional Leader und operativer Ebene.